Обязательство удержания налогов в соответствии с законодательством Нидерландов

Обновлено 26 июня 2023 г.

Когда вы начинаете голландский бизнес, вам необходимо соблюдать все законы Нидерландов, регулирующие деловую среду. Одним из таких законов является так называемое налоговое удержание. По сути, это говорит вам о том, что вам необходимо архивировать управление бизнесом в течение определенного количества лет. Почему? Потому что это позволяет налоговым органам Нидерландов проверять вашу администрацию всякий раз, когда они сочтут нужным. Обязательство по удержанию налогов является юридическим обязательством, которое распространяется на всех предпринимателей в Нидерландах. Если вы привыкли работать с довольно старыми файлами и способами архивирования вашей администрации, это может оказаться довольно сложной задачей. Существует даже большая вероятность того, что вы, сами того не зная, не соблюдаете обязательство по хранению.

По сути, обязательство по удержанию налогов гласит, что все предприниматели в Нидерландах по закону обязаны сохранять управление своей компанией в течение семи лет. Обратите внимание, что для некоторых документов применяется срок хранения семь лет, а для других – десять лет. Документы также необходимо хранить таким образом, чтобы инспекторы налоговых органов Нидерландов могли легко проверить администрацию в течение разумного периода времени. В этой статье мы расскажем, что означает обязательство по удержанию налогов для вашей компании, как вы можете его соблюдать и на какие подводные камни следует обратить внимание.

Информация об обязательстве по удержанию налогов

Как мы уже объясняли выше, все владельцы бизнеса в Нидерландах по закону обязаны предложить налоговым органам Нидерландов возможность проверить администрацию до семи лет назад. Это относится к основным данным о ваших финансовых расходах и доходах, таким как главная книга, управление запасами, дебиторская и кредиторская задолженность, управление покупками и продажами и управление заработной платой. Таким образом, все деньги, которые уходят и поступают в течение любого конкретного финансового года, начиная с 1^st января до 31^st декабря. Вы должны иметь в виду, что это означает, что каждый голландский предприниматель должен иметь возможность показать все данные за последние семь (или десять) лет во время выборочной проверки налоговыми органами. Случайные означает, что они могут прийти без предупреждения, так что вообще всегда нужно быть готовым.

Есть много возможных причин для проведения проверки, хотя иногда это происходит просто как общий аудит. Налоговые органы могут просто решить, что вам нужна периодическая проверка, чтобы убедиться, что вы все делаете на законных основаниях и что ваша администрация находится в актуальном состоянии. Эти проверки происходят случайным образом, но не очень часто. В остальных случаях чаще всего имеется четкая причина, по которой налоговые органы решают вас проверить. Например, вы представили декларации, которые налоговые органы сочли подозрительными. Или вы можете подумать о расследовании, которое налоговый инспектор проводит в отношении одного из ваших поставщиков, делового партнера или другого вовлеченного третьего лица. Затем инспектор запрашивает доступ к вашей администрации и проверяет, может ли он обнаружить ошибки или нарушения. Вот почему бухгалтеры и бухгалтеры часто указывают своим клиентам, что очень важно иметь хорошо продуманное и четкое администрирование.

Не только потому, что налоговые органы могут прийти и погрузиться в ваше администрирование, но и из-за других преимуществ конкретно для вас и вашей компании. Если у вас надежная администрация, то это даст вам представление о ваших финансовых показателях. Вы можете увидеть в этом некоторую параллель с домашней книгой: вы отслеживаете все деньги, которые приходят и уходят. Это означает, что вы точно знаете, где возникают проблемы, например, когда вы тратите на активы больше, чем получаете на самом деле прибыли. Несмотря на то, что вероятность того, что инспектор постучится к вам в дверь, может быть невелика, все же разумно иметь администрацию в порядке. Для предпринимателей бухгалтерский учет также является надежным источником данных для принятия обоснованных решений. Это означает, что легче решить, когда инвестировать во что-то новое, а не инвестировать меньше и вместо этого зарабатывать больше денег в течение определенного периода времени. Это дает вам общее представление о прибыльности вашей компании, что очень важно, если вы хотите добиться подлинного успеха.

Когда вы применяете срок хранения 10 лет?

Как мы кратко упомянули выше, обычный срок хранения составляет 7 лет. В некоторых случаях предпринимателям потребуется хранить информацию и данные на несколько лет дольше, а именно на 10 лет. Одна из ситуаций, в которых применяется это обязательство длительного удержания, — это когда вы владеете или арендуете офисное здание или другое коммерческое помещение. На данные о недвижимом имуществе распространяется обязательство хранения в течение десяти лет, поэтому, если вы владеете каким-либо имуществом через свою компанию, вы подлежите более длительному сроку хранения. То же самое относится к случаям, когда ваша компания предоставляет или участвует в предоставлении услуг радио- и телевещания, электронных услуг и/или телекоммуникационных услуг, а также выбрала так называемую схему OSS (One Stop-Shop). Имейте в виду, что на самом деле вполне возможно заключить соглашения с налоговыми органами об определенных правилах или договоренностях, таких как:

• Насколько подробным должно быть администрирование
• Способ ведения записей
• Хранение данных, отличных от основных, в течение более короткого периода времени

Также сохраните и обновите, если применимо, время регистрации «основных данных» для ежегодного налогового вычета с предпринимателей. Это также верно для сохранения хорошей регистрации пробега. Вы должны сохранить один для использования вашего личного автомобиля для бизнеса, или наоборот: когда вы используете свой служебный автомобиль только для бизнеса и никогда в частном порядке.

Кто именно должен держать администрацию?

Один из первых вопросов, который вы можете себе задать: кто обязан сохранять администрацию не менее 7 лет? На самом деле, каждый владелец бизнеса обязан это сделать. Неважно, насколько велик или мал ваш бизнес: ответственность лежит на каждом голландском предпринимателе. Вам нужно не только сохранить администрацию, но и администрацию нужно вести таким образом, чтобы налоговые органы могли ее проверить. Таким образом, существуют некоторые правила и положения, а это означает, что ваша администрация должна быть надлежащей в соответствии с законодательством Нидерландов. Эта администрация нужна вам для правильной подачи декларации по НДС и декларации о поставках внутри сообщества (ICP), а также для надлежащего ведения бизнеса. В общем, это означает, что вам нужно сохранить все оригиналы документов, чтобы вы могли показать их налоговому инспектору, когда он будет проводить проверку.

Кто освобожден от ведения полного учета НДС?

Есть некоторые предприниматели, которые не обязаны вести полный учет НДС:

• Предприниматели, которые поставляют только товары или услуги, освобожденные от НДС
• Юридические лица, не являющиеся предпринимателями, но имеющие идентификационный номер плательщика НДС

Дополнительные административные обязательства

У вас есть компания, которая торгует маржинальными товарами? Тогда на вас распространяются дополнительные административные обязательства. Что такое маржинальные товары? Маржинальные товары – это, как правило, бывшие в употреблении (бывшие в употреблении) товары, которые вы приобрели без уплаты НДС. При определенных условиях к маржинальным товарам также могут относиться следующие позиции:

• Искусство
• Антиквариат
• Предметы коллекционирования, которые вы покупаете или импортируете с НДС.

Что попадает в категорию б/у товаров?

Бывшие в употреблении товары – это все товары, которые вы можете использовать снова, независимо от того, после ремонта они или нет. Обратите внимание, что все товары, которые вы покупаете у частного лица, всегда являются бывшими в употреблении товарами, даже если они никогда не использовались. К бывшим в употреблении товарам также относятся товары собственного разведения или, как в случае с лошадьми. Когда вы торгуете маржинальными товарами, вам необходимо вести учет. Это связано с тем, что на торговлю маржинальными товарами распространяются общие административные обязательства. В дополнение к этому, к управлению маржинальными товарами применяются другие правила. Купля-продажа маржинальных товаров, конечно же, должна храниться в ваших записях. Для этих товаров есть два разных способа добиться этого:

• Вы рассчитываете НДС на отдельный товар и отслеживаете покупки и продажи на единицу товара в своей администрации. Налоговые органы называют это индивидуальным методом.
• Вы рассчитываете НДС на общую прибыль в отчетный период. Мы называем это методом глобализации.

Оба метода подлежат дополнительным административным обязательствам. Итак, какой метод вы используете? На этот вопрос можно ответить, заявив, что от типа товара зависит, какой метод вам разрешено использовать. Метод глобализации обязателен для следующих товаров:

• Транспортные средства, такие как автомобили, мотоциклы, велосипеды, мопеды и караваны
• Одежда
• Мебель
• Книги и журналы
• Фото-, кино- и видеотехника
• Видеокассеты, DVD, музыкальные кассеты, компакт-диски, пластинки и т. д.
• Музыкальные инструменты
• Прокат бытовых товаров
• Электроприборы
• Домашние питомцы
• Искусство, антиквариат и предметы коллекционирования (при определенных условиях, как упоминалось ранее)

Метод глобализации также является обязательным для деталей, аксессуаров и расходных материалов, используемых в этих товарах, поскольку они сами являются неотъемлемой частью маржинальных товаров. Таким образом, даже если вы поставите новую выхлопную трубу на свой подержанный автомобиль, это будет частью маржинального товара (автомобиля).

Товары, которые не квалифицируются как маржинальные товары

Вы торгуете другими товарами, кроме маржинальных товаров? Это означает, что ваш товар не может считаться бывшим в употреблении? Тогда вам нужно применить индивидуальный метод, в отличие от метода глобализации. Метод глобализации позволяет компенсировать отрицательную маржу прибыли против положительной маржи прибыли. Однако при использовании индивидуального метода это не допускается. В любом случае вполне возможно попросить налоговые органы Нидерландов изменить методы, если вы считаете, что это подходит именно вам. Только в том случае, если вы являетесь аукционистом или посредником, действующим от вашего имени в качестве аукциониста, вы не можете применять метод глобализации. Это может быть связано с тем, что аукционист действует как посредник между покупателями и продавцами и, таким образом, не может рассматриваться как владелец предмета. Также вы можете продавать маржинальные товары с НДС. Фактически вы можете выбрать продажу маржинальных товаров с НДС. Вы можете прочитать, что вам нужно сделать в вашей администрации в разделе Административные последствия при реализации по обычной схеме НДС.

Точные документы, которые необходимо хранить в течение определенного периода времени

Как мы упоминали ранее, вам необходимо хранить все основные данные администрации вашей компании в течение 7 лет, чтобы налоговые органы могли проверить данные. Период 7 лет начинается, когда истекает текущая стоимость любого товара или услуги. Чтобы объяснить, что означает «текущий» в данном контексте, мы можем использовать пример договора аренды автомобиля. Представьте, что вы арендуете автомобиль сроком на 3 года. Пока контракт активен, товар или услуга считаются текущими. Однако с расторжением договора товар или услуга больше не используются в этот момент и, таким образом, квалифицируются как истекшие. То же самое относится к ситуации, когда вы делаете окончательный платеж, чтобы заплатить что-то (офф). С этого момента вам необходимо хранить данные об этом товаре или услуге в течение 7 лет подряд, так как именно с этого момента фактически начинается период хранения. Конечно, вы хотели бы знать, какие документы и какие данные вам нужно будет архивировать. Основные данные в целом состоят из следующего:

• Главная книга
• Администрация склада
• Управление закупками и продажами
• Управление дебиторской и кредиторской задолженностью
• Администрация по заработной плате

В дополнение к вышеупомянутым основным данным вам необходимо учитывать тот факт, что вы также должны хранить все основные данные. Основные данные относятся к таким предметам, как информация о ваших должниках и кредиторах и файлы статей. Обратите внимание, что все мутации в основных данных впоследствии должны быть отслежены.

Правильный способ хранения счетов

Важной частью обязательства по хранению является конкретный способ получения и хранения данных. В соответствии с правовыми положениями, касающимися этого конкретного вопроса, вы должны хранить книги, документы и носители данных, важные для налогообложения, точно так же, как вы их получили. Итак, в исходном состоянии, имеется в виду первичная запись исходных данных. Это означает, что документ, полученный в цифровом виде, также необходимо хранить в цифровом виде, что поначалу может показаться нелогичным, поскольку физическое хранение данных долгое время было нормой. Это больше не применяется. Например, предложение или счет, который вы получаете по электронной почте, необходимо хранить в виде цифрового файла, поскольку исходный способ, которым вы его получили, является цифровым. В соответствии с правилами обязательства по хранению вы можете хранить это предложение или счет-фактуру только в цифровом виде.

Еще одна вещь, которую вы должны сделать, это сохранить источник файла, который вы получили, рядом с сохранением каждого цифрового файла в цифровом виде. Просто сохранить сам счет-фактуру недостаточно, поскольку налоговые органы хотят, чтобы вы могли доказать, что после получения счет-фактура не корректировался вами вручную. Таким образом, вы понимаете это, сохраняя не только сам счет-фактуру, но и электронное письмо, к которому был прикреплен счет-фактура. Это позволяет инспектору увидеть, что счет, который вы сохранили в виде файла PDF или Word, действительно совпадает со счетом, первоначально полученным по электронной почте. Данные в информационной системе, так называемые производные данные, должны быть прослеживаемы до исходных данных. Этот контрольный журнал является важным условием, когда речь идет о цифровом хранении административных данных. Вы также можете попросить своих клиентов идентифицировать себя. Однако согласно правилам GDPR не допускается копирование этой формы идентификации и, например, ее хранение в администрации. Это разрешено только в тех случаях, когда это является обязательным, например, когда вы нанимаете сотрудника или людям необходимо подтвердить свою личность, чтобы стать подписчиком (некоторых) предлагаемых вами услуг.

Правильный способ ведения физической администрации

Счет-фактура или другой документ, который вы получаете по почте на бумаге и который необходимо хранить, вы можете фактически оцифровать и хранить в цифровом виде в соответствии с налоговыми органами. По сути, вы заменяете исходный файл, представляющий собой счет на бумаге, цифровым файлом. Это называется конверсией. Но имейте в виду, что в этом случае вам также необходимо сохранить исходный файл, как мы упоминали выше, в течение юридически обязательного периода. При оцифровке следует учитывать некоторые важные факторы. Владельцы бизнеса часто оцифровывают счета, сканируя счета, фотографируя документы или используя инструмент оцифровки, связанный с их бухгалтерской программой, который также называется «сканировать и распознавать». Только с помощью этого последнего способа оцифровки счета-фактуры можно не только легче оцифровывать, но и в соответствии с правильной процедурой.

В брошюре об обязательстве удержания налоговые органы Нидерландов ссылаются на условия, которым должно соответствовать преобразование. Здесь важно, чтобы элементы защиты оригинального документа не были потеряны. Это означает, что вы всегда храните бумажные счета-фактуры физически (в бумажной форме) в течение семи лет. Особенно налоговым органам сложно проверить подлинность квитанций об оплате наличными. С другой стороны, есть также примеры бухгалтерских фирм, которые заключили соглашения с налоговыми органами по этому поводу. Например, офисы коллективно получили разрешение для всех своих клиентов хранить физические счета-фактуры в цифровом виде, так что им больше не нужно хранить что-либо на бумаге. Вам, как предпринимателю, будет разумно изучить свои варианты и, возможно, поговорить с налоговыми органами о ваших конкретных пожеланиях. Они часто готовы проявить гибкость и помочь вам определенным образом, если вы соблюдаете чистоту, прозрачность и законность.

Правильный способ хранения цифровых данных

Существует несколько способов правильного хранения цифровых данных. Самым важным условием является, конечно, то, что данные должны храниться в течение 7 (или 10) лет. Вы храните все свои данные и работаете на собственном сервере? Затем голландское налоговое законодательство требует, чтобы у вас была хорошая процедура резервного копирования, в то время как вы также должны выполнять эти резервные копии последовательно. Кроме того, эти резервные копии должны храниться не в том месте, где находится цифровая администрация. Вы могли бы, например, использовать внешний жесткий диск для этой цели. Также разрешено и возможно выбрать облачное решение для хранения ваших данных. Знаете ли вы, что облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета имеет много преимуществ, таких как: 

• Вы и ваш бухгалтер или бухгалтер можете получить доступ к данным с любого устройства
• Ваши данные хранятся в безопасности и не могут быть потеряны или повреждены в случае сбоя компьютера или другого устройства.
• Вы можете информировать себя и управлять своей компанией на основе реальных текущих данных
• Вы также можете связать другие программы с бухгалтерским программным обеспечением.

Когда вы помните об этих правилах, вы в значительной степени уверены в том, что правильно храните свою цифровую администрацию. Ниже мы опишем еще несколько интересных деталей, касающихся цифрового администрирования.

Дополнительные условия и требования к цифровому хранению файлов и данных

У вас есть данные о старомодном оборудовании? Обязательство хранения также означает, что сохраненные данные должны быть доступны. Таким образом, вам нужно будет получить доступ и открыть исходный файл. Это означает, что, например, старое оборудование, которое позволяет вам получать доступ к данным, должно быть сохранено, если только таким образом можно обращаться к определенным цифровым файлам. Вы можете думать о старых носителях, таких как старая дискета или более ранняя версия Windows. Кроме того, большинство бухгалтерских пакетов финансово поддерживают так называемый файл аудита. Файл аудита представляет собой выписку из главной бухгалтерской книги. Обратите внимание, однако, что недостаточно хранить только файл аудита, поскольку он не включает все административные записи. Кроме того, имейте в виду все электронные средства связи, такие как ваш календарь, приложения и SMS. Все сообщения по электронной почте, WhatsApp, SMS и даже Facebook должны храниться, поскольку они считаются подпадающими под категорию «деловое общение». В случае проверки эта информация должна быть доступна в форме, запрошенной инспектором. Это правило также относится к ведению цифровой повестки дня.

Подробнее о преобразовании бумажного файла в цифровой или носитель информации

При определенных условиях вы можете переносить данные с одного носителя на другой. Например, сканирование бумажного документа или содержимого компакт-диска на USB-накопитель. Конечно, для этого есть определенные условия, а именно:

• Преобразование сделано правильно и полностью
• Преобразованные данные доступны в течение всего срока хранения
• Вы можете воспроизвести данные и сделать их читаемыми и управляемыми в разумные сроки.

Если вам удастся это реализовать, вы больше не будете обязаны хранить бумажные документы. Поэтому, если вам удастся выполнить вышеупомянутые условия, вам больше не нужно хранить исходный документ. Это сэкономит ваше время и место, так как вам больше не понадобится физическое администрирование. Так что в основном цифровая версия заменит оригинал. В принципе конвертация возможна для всех документов, за исключением:

1. Баланс
2. Отчет об активах и пассивах
3. Некоторые таможенные документы.

Без физического администрирования вы можете сэкономить много офисного пространства и много дополнительной работы. Больше не нужно искать старые архивы или обувные коробки в набитых шкафах. Когда вы смотрите на цифровые разработки последних 10-20 лет, разумно сделать шаг к полностью цифровому управлению. Практически невозможно потерять файл, хранящийся в цифровом виде, особенно если вы используете облачное решение. Кроме того, намного проще и быстрее зацикливать цифровые файлы. Также помогите своему бухгалтеру. Поговорите со своим бухгалтером время от времени и попытайтесь настроить администрацию таким образом, чтобы вы соблюдали установленные законом обязательства по хранению. Онлайн-программы бухгалтерского учета не только обеспечивают более контролируемое администрирование. Благодаря хорошо защищенным брандмауэрам и безопасным ключам хорошие программы онлайн-бухгалтерии автоматически сохраняют ваши данные в облаке. Вы можете видеть его как цифровой сейф в безопасном месте, к которому никто кроме вас и вашего бухгалтера не имеет доступа. Или: налоговые органы, когда инспектор должен проверить ваши бухгалтерские книги.

Intercompany Solutions может дополнительно проинформировать вас об обязательстве по удержанию налогов

Как видите, обязательство по удержанию налоговых обязательств связано с довольно большим количеством вопросов. Целесообразно всегда быть в курсе последних законодательных актов по данной теме, чтобы вы как предприниматель знали, что действуете в соответствии со всеми применимыми законами Нидерландов. Об этом, а также обо всех возможностях соблюдения этого закона надлежащим и безопасным образом должен вас проинформировать ваш бухгалтер. Если у вас нет бухгалтера и вы не знаете, как его соблюдать, или, может быть, вы только начали свой бизнес и плохо разбираетесь в таких темах: во всех таких случаях вы всегда можете обратиться Intercompany Solutions. Мы можем предоставить вам подробные финансовые и налоговые консультации, в том числе лучший способ для вас сохранить надлежащее управление. Мы также можем предложить поддержку и консультации, когда речь идет об уплате налогов и составлении годовой налоговой декларации. Не стесняйтесь обращаться к нам напрямую для получения дополнительной информации.

источники:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/